Dataskyddspolicy

ACRMI är en molnbaserad CRM- och kommunikationsplattform som tillhandahålls av Friis of Sweden AB (org.nr 559199-4420). Den här policyn beskriver vilka personuppgifter som behandlas när du använder ACRMI, varför de behandlas, hur de skyddas och vilka rättigheter du har enligt EU:s dataskyddsförordning (GDPR).

Vem ansvarar för uppgifterna?

Friis of Sweden AB är personuppgiftsansvarig för behandlingen som rör våra egna kundrelationer: användarkonton, fakturering, support, säkerhet och administration, och för besök på acrmi.se.

När ett företag använder ACRMI för att hantera sina kunder, kontakter, leads, affärer, mejl, samtal och andra CRM-uppgifter är företaget personuppgiftsansvarigt. Friis of Sweden AB är då personuppgiftsbiträde och behandlar uppgifterna enligt företagets instruktioner och ett personuppgiftsbiträdesavtal.

Beroende på vilka funktioner som används kan ACRMI behandla:

• Identitets- och kontaktuppgifter: namn, e-postadress, telefonnummer, befattning och företag.
• Kontouppgifter: användar-ID, inloggningsuppgifter, behörigheter och inställningar.
• CRM-information: kunder, kontakter, leads, affärer, aktiviteter, anteckningar, uppgifter och kundhistorik.
• E-post och kalender: meddelandeinnehåll, avsändare, mottagare, ämnesrader, bilagor, kalenderhändelser och mötesdeltagare.
• Telefoni och SMS: telefonnummer, samtalshistorik, SMS, samtalsinspelningar och transkriptioner när funktionerna används.
• Möten: ljud- och videoinspelningar, transkriptioner och AI-genererade sammanfattningar från mötesboten.
• AI-relaterade uppgifter: det du skickar till AI-funktionerna och de svar, analyser och förslag de ger.
• Tekniska uppgifter: IP-adress, enhets- och webbläsarinformation, användningsdata, aktivitets- och säkerhetsloggar samt felrapporter.
• Betalningsuppgifter: faktureringsuppgifter, abonnemang och betalningsstatus.
• Webshop: när en organisation kopplar in sin webshop (Abicart) hämtas butikens kunder, både kundkonton och gästköpare: namn, företagsnamn, e-postadress, telefonnummer, adress, kundnummer, org-nr för företag och svaret om nyhetsbrevet. Dessutom hämtas kundernas köp: varje order med ordernummer, datum, belopp, frakt, rabatt, betal- och leveransstatus, och de produkter som köpts med variant, antal och pris. Personnummer hämtas aldrig, och inte heller fritext som kunden skrivit vid köpet (till exempel en gravyr).

Uppgifterna kommer från dig, från e-post- och kalenderkonton som du ansluter, från organisationens egna register, från en webshop som organisationen kopplar in, från telefoni- och mötestjänsterna i ACRMI och från leverantörer av företags- och kontaktinformation (se avsnitt 4).

Personuppgifterna behandlas för att:

• Tillhandahålla och administrera användarkonton.
• Hantera kunder, kontakter, leads, affärer och aktiviteter.
• Synkronisera e-post och kalender.
• Ringa och ta emot samtal, skicka SMS och spara kommunikationshistorik.
• Spela in, transkribera och sammanfatta samtal och möten när funktionerna används.
• Ge AI-baserade förslag, analyser och automatisering.
• Ge support, fakturera och hantera abonnemang.
• Skydda tjänsten, felsöka och övervaka driften.
• Identifiera företag och berika leads när de funktionerna används.
• Hämta kunderna och deras köp från en webshop som organisationen kopplar in, så att säljarna ser vad kunden har köpt.

Rättslig grund

När Friis of Sweden AB är personuppgiftsansvarig stöder vi behandlingen på:

• Avtal: när behandlingen behövs för att fullgöra avtalet om ACRMI, till exempel för ditt användarkonto.
• Rättslig förpliktelse: till exempel bokföring.
• Berättigat intresse: till exempel säkerhet, felövervakning, support och kontakt med företagskunder, efter en intresseavvägning.
• Samtycke: för cookies och besöksstatistik på acrmi.se som inte är nödvändiga (se avsnitt 6). Du kan återkalla samtycket när som helst.

När ACRMI behandlar uppgifter som personuppgiftsbiträde bestämmer företagskunden ändamål och rättslig grund för sin behandling.

AI och automatiserade beslut

AI-funktionerna ger förslag, sammanfattningar och analyser som en människa tar ställning till. ACRMI fattar inga beslut som enbart grundas på automatiserad behandling och som har rättsliga följder för dig eller på liknande sätt påverkar dig i betydande grad.

ACRMI använder leverantörerna nedan. De flesta är personuppgiftsbiträden som behandlar uppgifter enligt våra instruktioner. Några är självständigt personuppgiftsansvariga för sin egen del, till exempel Google och Microsoft för de konton du ansluter, Stripe för viss behandling av betalningar och leverantörerna av företags- och kontaktinformation för sina egna register.

Var uppgifterna lagras och behandlas

Kunddatabasen och lagrade filer, till exempel samtals- och mötesinspelningar, ligger hos Supabase i EU (Irland). Mötesboten körs i Recall.ai:s EU-region i Frankfurt och felövervakningen hos Sentry i EU.

Vissa leverantörer behandlar uppgifter utanför EU, främst i USA: transkribering av samtal och möten (Deepgram och OpenAI) och AI-funktioner (Google Gemini och OpenAI). Vercel, Stripe, AgentMail, Telnyx och Apollo är amerikanska företag och kan också behandla uppgifter utanför EU. Även en leverantör med datacenter i EU kan ge support eller drift från andra länder.

När personuppgifter överförs utanför EU/EES sker det med stöd av en överföringsmekanism enligt GDPR, i regel EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller EU–USA-ramverket för dataskydd (Data Privacy Framework).

Om du själv kopplar en extern AI-assistent till ACRMI, till exempel Claude eller ChatGPT via vår MCP-koppling eller vårt API, lämnas uppgifterna till den tjänsten enligt ditt eget avtal med den leverantören.

Vi säljer aldrig personuppgifter. Personuppgifter kan lämnas ut till myndigheter när lag kräver det.

När du kopplar ditt Google-konto begär vi endast de behörigheter som funktionerna kräver: att hantera dina Gmail-meddelanden samt att läsa och skapa kalenderhändelser.

• ACRMI:s användning och överföring av information som tas emot via Googles API:er följer Googles API Services User Data Policy, inklusive kraven på begränsad användning (Limited Use).
• Innehåll i dina Gmail-meddelanden (ämne, text och avsändare) kan skickas till Google Gemini för att driva AI-funktioner som svarsförslag, sammanfattning av e-posttrådar, automatisk uppgiftsextraktion, textförbättring, kommunikationsanalys och kontaktförslag – och endast när du eller din organisation har aktiverat dessa funktioner.
• Vi använder aldrig din Google-data för att träna generella AI- eller maskininlärningsmodeller, vi visar den inte i annonser och vi säljer den inte.
• Kalenderdata från Google och Microsoft (titel, tid, plats och deltagare) synkroniseras mellan ACRMI och din kalender. Titel, plats, beskrivning och deltagare skickas aldrig till AI. Är en händelse kopplad till en kund eller kontakt i ACRMI kan mötets datum användas som underlag för AI-förslag, så att AI:n inte föreslår att boka ett möte som redan är bokat. Händelser utan koppling till en kund används inte alls av AI.
• Du kan när som helst koppla bort ditt Google-konto i inställningarna eller återkalla åtkomsten via ditt Google-konto. Då slutar vi hämta ny data, och kopplar du bort kontot i inställningarna raderas de sparade åtkomstnycklarna. Redan synkroniserade uppgifter hanteras enligt organisationens lagringstider (se avsnitt 8).

ACRMI använder cookies och liknande teknik, till exempel lokal lagring i webbläsaren. Det som behövs för att tjänsten ska fungera används alltid. Besöksstatistik används bara om du har tryckt på Acceptera i cookiebannern.

• Inloggning (Supabase, lokal lagring)

  Håller dig inloggad i ACRMI.

  Typ: Nödvändig · Lagringstid: Tills du loggar ut

• Inställningar (lokal lagring)

  Sparar ditt cookieval, språk och liknande inställningar.

  Typ: Nödvändig · Lagringstid: Tills du ändrar valet eller rensar webbläsaren

• Felövervakning (Sentry, sessionslagring)

  Kopplar ihop en felrapport med besöket. Vid fel, och i en liten andel av övriga sessioner, spelas sidans förlopp in med all text och alla fält maskerade.

  Typ: Drift och säkerhet · Lagringstid: Tills fliken stängs

• Besöksstatistik (_acrmi_sid, lokal lagring)

  Känner igen samma besök mellan sidorna på acrmi.se.

  Typ: Samtycke · Lagringstid: Tills du nekar eller rensar webbläsaren

• Företagsidentifiering (_lfa, Dealfront)

  Visar vilket företag ett besök på acrmi.se kommer från.

  Typ: Samtycke · Lagringstid: 2 år

Vercel mäter sidornas laddningstid utan cookies och utan att känna igen enskilda besökare.

ACRMI har också besöksspårning som våra kunder kan använda på sina egna webbplatser, med hjälp av Dealfront och ip-api.com. Då är kunden personuppgiftsansvarig och ansvarar för att informera sina besökare och ha rättslig grund, till exempel samtycke.

På landningssidor som kunder publicerar via ACRMI laddas Google Analytics och Meta Pixel, om kunden valt dem, först när besökaren har tryckt på Acceptera.

Du har, under de förutsättningar som anges i GDPR, rätt att:

• Få tillgång till dina personuppgifter (artikel 15).
• Få felaktiga uppgifter rättade (artikel 16).
• Få dina uppgifter raderade (artikel 17).
• Begära att behandlingen begränsas (artikel 18).
• Få ut dina uppgifter och föra över dem (dataportabilitet, artikel 20).
• Invända mot behandling som grundas på berättigat intresse (artikel 21).
• Återkalla ett samtycke när som helst.

Inbyggda funktioner

Administratörer och ägare i en organisation kan exportera uppgifterna om en kontakt i ett strukturerat JSON-format och radera kontaktens uppgifter. Exporten omfattar kontaktuppgifter, aktiviteter, affärer, offerter, SMS, kalenderhändelser, samtalsloggar och mejlutskick.

Vem kontaktar du?

Om Friis of Sweden AB är personuppgiftsansvarig kontaktar du oss (se avsnitt 9).

Finns dina uppgifter i ACRMI för att ett företag använder tjänsten, kontakta i första hand det företaget. Vi hjälper företaget att hantera din begäran.

Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY): www.imy.se

Lagringstider som organisationen väljer

Organisationens administratörer väljer hur länge samtalsinspelningar, e-postinnehåll och ljud- och videoinspelningar från möten sparas. När tiden har löpt ut raderas inspelningarna automatiskt och e-postmeddelandenas innehåll töms. Ämnesrad, avsändare, mottagare och ett kort textutdrag sparas kvar.

Fasta gallringstider

Oavsett organisationens inställningar raderas samtalsloggar, SMS och synkroniserade e-postmeddelanden efter 24 månader, besöksdata från webbplatsspårning efter 12 månader, granskningsloggar efter 36 månader och förslag från Fråga ACRMI (mejlutkast och uppgifter som väntar på ett beslut) efter 30 dagar.

Övrig CRM-information, till exempel kunder, kontakter, affärer, anteckningar, transkriptioner och AI-sammanfattningar, sparas så länge organisationen har kvar den i ACRMI.

Kopplad webshop

Nyckeln som ACRMI använder för att läsa organisationens webshop sparas krypterad och raderas när organisationen kopplar från. Kunderna och köpen som hämtats finns sedan kvar som organisationens egna uppgifter. Det som en säljare har ändrat i ACRMI skrivs inte över av butiken. Raderas en kund i ACRMI raderas kundens köp med den, och bara butikens kund-id sparas, eller för en gästköpare en envägskod av e-postadressen, så att kunden inte hämtas igen.

När en anställd slutar

När en användare har slutat kan organisationens administratör föra över användarens kundhistorik, till exempel kunder, affärer, offerter, möten och sms, till en kollega och sedan radera användarens konto. Då raderas inloggningen, profilen och personliga uppgifter som spegling av inkorg och kalender som inte hör till någon kund, aviseringar, signatur, profilbild, telefonilösenord och röstbrevlådehälsning. Sms-trådar utan koppling till en kontakt förs över eller raderas, enligt administratörens val. Ett konto raderas bara om användaren inte är kopplad till någon annan organisation. Granskningsloggen, som kan innehålla användarens id och e-postadress, sparas i 36 månader.

Våra egna uppgifter

Uppgifter som behövs för vår bokföring, till exempel fakturor, sparas i sju år enligt bokföringslagen.

Raderade uppgifter kan finnas kvar i säkerhetskopior tills kopiorna gallras automatiskt.

Säkerhetsåtgärder

Vi skyddar personuppgifterna med tekniska och organisatoriska åtgärder, bland annat:

• Behörighetsstyrning och åtkomstkontroll, där varje organisations uppgifter hålls åtskilda.
• Kryptering vid överföring och lagring, och extra kryptering av åtkomstnycklar och lösenord till anslutna tjänster.
• Säkerhets- och granskningsloggar samt driftövervakning.
• Tvåstegsverifiering, som organisationen kan kräva av alla användare.
• Rutiner för att hantera säkerhetsincidenter.

När ett kundavtal upphör

När ett kundavtal upphör raderas kundens uppgifter enligt personuppgiftsbiträdesavtalet och de rutiner vi kommit överens om.

Har du frågor om den här policyn eller vill du utöva dina rättigheter? Kontakta oss:

Friis of Sweden AB
Org.nr 559199-4420
Lilla Klodalsvägen 4, 196 93 Kungsängen
E-post: support@acrmi.se

Vi besvarar begäranden inom de tidsfrister som GDPR anger, normalt inom en månad.

Vi uppdaterar policyn när tjänsten, tekniken eller lagkraven förändras. Den senaste versionen finns alltid på den här sidan. Vid väsentliga ändringar informerar vi berörda kunder och användare.